コミュニケーション能力を改善させたいと思っている方へ

半年ほど前ですが、こんな記事を書きました。
就活生と若手へ。ぼくが勘違いしてたコミュニケーション能力の正体。

お会いした方からの評判が良かったので、もう少し突っ込んだ記事を書いてみようと思います。(2%の説教と98%の自戒を込めて)

ええ。
お察しの通り、褒められたら伸びるタイプ。
褒められなかったら、悔しくて伸びるタイプ。

けっきょくぼくは、伸びるタイプ。

ルフィじゃないよ。天パだよ。

天パも実は、髪の毛をまっすぐすると思ったより長いんです。
ぼくの伸びしろはあんな感じ。

 

コミュニケーション能力を“相手の質問に正しく答えること”と定義しました

さて、本題です。

前回のエントリーでは、コミュニケーション能力の定義を“相手の質問に正しく答えること”と定義しておりました。
コミュニケーション能力という定義はたくさんの捉え方があるはずですが、それを承知の上で上記定義にて進めていきます。
(そもそもおれの考えているコミュニケーション能力の定義とはうんちゃら…という方は、そっとブラウザを閉じてください笑)

コミュニケーションってすごく便利な言葉ですよね。
ぼくのイメージでは、コンサルタントと同じくらい万能的な言葉。
とりあえず言っておけば大丈夫みたいな。
そしてぼくはあまり好きではない言葉。

そもそもなぜコミュニケーションにストレスを感じるのか?

これも前回書きましたが、自分の求めている答えが端的に返ってこないから。
相手目線で回答をすることが大事っていうお話でしたね。

ぼくはこれを改善するのに、本当に時間がかかりました。
その分、できない人の気持ちがわかります。
また、頑張れば改善されるということも身をもって感じました。

そこのあなた、まだ間に合いますよ。

 

コミュニケーション能力をアップさせるために取り組んだ4つのこと

ということで、具体的なコミュニケーション改善について、方法論をお伝えします。

1.上司に報告・連絡する前に、もう一度読み返すこと

これは前回も書いた通りのことです。
報告前には一呼吸置いてくださいね。

2.相手の質問の意図を汲み取れるまで確認する

幸いぼくはリモートワークではありませんでした。同じオフィス内もしくは対面で聞ける範囲内にいる環境でした。そのため、罵詈雑言を受けながらも遠慮なく聞きに行きました。
自分のコミュニケーション能力が低いことを認めたので、プライドもクソもないです。
できんもんはできん。できない自分を認めて、成長のためにもある程度は開き直ってください。
これすごく大事で、自分のコミュニケーション能力が高いと思い込んでいる人のが多いと思います。
まずは自分はできないことを認めて、周囲に協力してもらえる体制を整えていくこと。
周囲の協力がなければ、いまのぼくはありません。(協力というよりも割と死地にて戦ってきた感はありますが…笑)

ちょっと話が逸れましたが、始めのうちは相手の言っていることを理解するために、相手の質問の意図などを汲み取れるように問い詰めていきましょう。嫌がられるとは思いますが、相手のストレスを減らすための行動でもあります。コミュニケーションコストが減るだけで仕事におけるストレスはぐっと減るので、協力体制を築きましょう。

3.相手のコミュニケーションのタイプを理解する

人それぞれ、コミュニケーションのタイプが異なります。
具体的に言うと、“何があれば会話が成立するのか”です。いわゆる共通言語になるようなものですね。
数字が好きな人なのか、経営者の言葉が好きな人なのか。
よくいるタイプは、「〇〇(有名人・尊敬する人)が言っていたから間違いない」というタイプの方です。部下や周囲の話は信じないけど、有名人が言っていたから信じちゃうタイプですね。
このタイプへのお話は
「この業界へ参入するのがいいと考えてます。(´-`).。oO(〇〇さんも言っていましたし。)」
です(笑)

4.結論から伝える

何に答えればいいのかわからなくて不安になり、とにかくたくさんのことを伝えようとしてしまう方いますよね?
相手の知りたいことって、案外少ないものです。
そしてもっと知りたいことがあれば、質問してくるものです。
思い切って、結論から言いましょう。その結論が間違っていたら指摘してくれます(笑)

「その質問の回答は〇〇です。理由はこうだからです。」
こんなくらいシンプルでOKです。
調査元がぼくである、二村独自リサーチでは、
主語が無かったり言葉が足りない上司からの質問・指示のほとんどは短文返答でOK(笑)

5.質問の背景を考える

コミュニケーションの中で出てくる質問って、きっと流れがありますよね?
部下「今日の営業先に同行されますか?」
上司「ピーマン!!!」
さすがにこんなアホなコミュニケーションないですよね?

質問されている背景があるので、背景を考えると何に対して答えればよいのか少しはわかってくるはずです。
背景を考えた時に、複数パターンの質問の意図が想定された場合に、質問者に意図を確認してみましょう。

報告する時に必ず注意すべきこと

ちょっと余談ですが。
報告にもコツがあります。

ぼくが心がけているのは、報告には自分の感想は入れません。
基本的には事実のみを述べます。

例を出しますと、新規訪問のお客様先から帰ってきた営業マン。

営「いやー、今回の案件は良かったですよ!たぶん受注できそうです!話がすごく盛り上がって、たぶん次回訪問したら契約もらえそうです!」

みなさんはこんな報告を受けたらどう思いますか?
少なからず民間企業に勤めたことがある方であれば、営業マンのこういったお話を耳にされることはあると思います。
商材にもよりますが、残念ながら上記の報告の後の訪問で契約取れる確率って、思ったほど多くはないです。

なぜか?
理由は2つあります。

1.話が盛り上がったのは営業マンの主観。

話が盛り上がっているかどうかに、先方の感想が入っておりません。
先方の感想(現場で言われた言葉)があってこそ、“話が盛り上がった”と言えます。
客観的事実を元に報告すべきです。

2.数字が一つも入っていない。

上司は今回の営業に同行しておりません。現場での熱量も伝わりません。
そのため、客観的事実となるものを頼りに判断をするしかありません。
客観的事実のキーになるのが数字です。何かしら数字でお話できる内容を持って帰れるとよいでしょう。

社内コミュニケーションをする上で、上司に知って頂きたいこと

部下のコミュニケーション能力が低いと思ったら、めんどくさがらずに改善に向き合ってあげてください。ちゃんと取り組めば、改善できる能力です。
相手のコミュニケーション能力が低いと思ったら、自分自身に改善できるポイントはないかを探ってみてください。
・誰がどう見てもその通りの解釈の仕方になる文章で指示を出しているのか?
・相手に質問させにくい雰囲気を作っていないか?
・相手のコミュニケーションタイプを把握しているか?

こういった小さな積み重ねが、ストレスのないコミュニケーションを実現できるわけです。
上司の方も、どんな人が部下になってもコミュニケーションができるスーパーマンになって頂いたほうがいいと思うんです。
そのためには、部下だけに頼らず、ご自身のスキルを高めていけるともっと付加価値の高い人材になれるはずです。(誰目線だよ)

最近、これ読み始めました。
「しっかりしていなかったら、生きていられない。やさしくなれなかったら、生きている資格がない」
全てはこのセリフに出会うために。

コメント

  1. […] ご要望をいただきましたので、コミュニケーション能力改善案の詳細を書きました。 コミュニケーション能力を改善させたいと思っている方へ […]